Bogor – Arsip sebagai rekam jejak dan sumber informasi yang sangat penting, bagi individu, institusi maupun perusahaan. Itulah sebabnya Institut Pertanian Bogor (IPB) secara resmi membentuk
Unit Arsip IPB yang dalam struktur IPB memiliki tanggung jawab langsung ke rektor. Saat ini Unit Arsip IPB telah tergabung dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN). Kepala Unit Arsip IPB, Drs B Mustafa, Mlib mengatakan Unit Arsip ini sangat penting untuk diolah dengan baik sesuai standar dan peraturan yang berlaku dalam sebuah institusi.
“Berdasarkan survei, dari 100 persen arsip ternyata 30 persennya merupakan arsip permanen dan 70 persennya perlu dibuang,” kata Mustafa, Rabu (11/10).
Ia menyebutkan berbagai prestasi telah ditorehkan oleh Unit Arsip IPB antara lain juara III dalam kompetisi Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Tingkat Nasional yang dilaksanakan oleh Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, berturut-turut pada tahun 2009, 2010, dan 2012; serta Juara II pada tahun 2013.
Banyaknya prestasi yang diraih, Unit Arsip IPB menjadi rujukan kearsipan dari beberapa perguruan tinggi yang lain.
“Biasanya kita mendapatkan tamu, baik itu yang magang ataupun studi banding untuk belajar tentang pengelolaan arsip di IPB. Selain itu Unit Arsip IPB juga menjadi narasumber pertemuan ilmiah kearsipan serta menjadi konsultan pengembangan lembaga kearsipan,” ujarnya.
Saat ini, Unit Arsip IPB terdiri atas dua bidang, yaitu Bidang Akuisisi dan Pengelolaan Arsip serta Bidang Layanan Arsip dan Pembinaan Kearsipan.
Unit Arsip IPB berfungsi untuk membina sistem kearsipan yang ada di seluruh unit kerja, melakukan pembinaan terhadap seluruh unit kerja, serta melakukan pembinaan terhadap seluruh tenaga fungsional arsiparis dan tenaga pengelola arsip di lingkungan IPB.
Unit Arsip IPB juga mengolah, menyimpan, dan memberikan pelayanan semua arsip statis ataupun arsip permanen yang dimiliki oleh seluruh unit kerja di lingkungan IPB dengan menggunakan standar pengelolaan arsip modern dan sesuai dengan peraturan yang berlaku. (rep)